Configuración inicial

Configure el apartado Ajustes antes de empezar a trabajar con Work Guardian. Puede llamarnos al teléfono gratuito 900 80 22 82 y le guiaremos paso a paso.

En este apartado encontrará tres grupos de configuración:

  1. Perfil. Defina sus datos de usuario y sus preferencias personales de Agenda, Expedientes, Email, Google Drive y OneDrive.
  2. Usuarios. Cree nuevos usuarios y establezca los permisos de acceso y edición del resto de usuarios de su organización a cada sección de Work Guardian. 
  3. Ficheros de apoyo. Añada o edite las diferentes categorías y grupos de clasificación que utilizará para asignar y ordenar sus Expedientes, Facturación, Agenda, Actuaciones y Directorios.

Perfil de Usuario

Usuario

Edite sus datos personales y la información de su usuario.

Contraseña

Por seguridad, modifique la contraseña inicial que le hemos facilitado para acceder a la plataforma. Le recomendamos que lea estos consejos sobre seguridad de las contraseñas.

Expedientes

Configure la numeración y gestión de sus expedientes.

  • Active o desactive la numeración automática de los expedientes.
  • Establezca la longitud del número que identifica a cada expediente.
  • Defina el formato de numeración de los expedientes.
  • Seleccione si desea compartir sus expedientes con el resto de usuarios de su organización.
  • Active si la numeración de los expedientes es independiente para cada usuario o desactive si es la misma para todos.
  • Active etapas expedientes si desea permitir la ordenación por etapas o procesos judiciales de los expedientes. Una vez activo podremos marcar en qué pestañas de los expedientes aparecerá esta opción: intervinientes, juzgados, actuaciones, documentos y/o datos económicos.

Agenda

Ajuste la agenda a su horario de trabajo indicando:

  • Primer día de la semana.
  • Mostrar el fin de semana.
  • Hora de inicio y fin del día.
  • Visualización por defecto de la agenda.

Email

Integre su cuenta de correo electrónico para poder gestionar todos sus correos junto a sus expedientes y contactos. Para hacerlo necesita saber los siguientes datos de su proveedor de correo electrónico:

  • Nombre: El nombre que figura en su correo electrónico.
  • Email: Su dirección de email.
  • Servidor IMAP y SMTP: Dirección del servidor de su proveedor de correo electrónico.
  • Puerto IMAP y SMT: Puerto a través del cual realizar la conexión con su proveedor.
  • Usuario y Contraseña: El usuario y contraseña que utiliza habitualmente para acceder a su correo electrónico.

Si utiliza un proveedor de email como Gmail, Outlook o Yahoo! Mail puede ver a continuación los datos del servidor y puertos IMAP y SMTP:

Gmail

Servidor IMAP (Puerto: 993):

Servidor SMTP (Puerto: 587 o 465):

Hotmail / Outlook

Servidor IMAP (Puerto: 993):

Servidor SMTP (Puerto: 587):

Yahoo!

Servidor IMAP (Puerto: 993):

Servidor SMTP (Puerto: 465 o 587):

 

Si utiliza una cuenta de email diferente, póngase en contacto con su proveedor de correo electrónico para que le facilite los datos solicitados en este apartado.

Google Drive

Si desea utilizar Google Drive como sistema de almacenamiento en la nube, solicite en esta pestaña la autorización a Google Drive para su conexión. Consulte cómo configurarlo paso a paso.

OneDrive

Si desea utilizar OneDrive como sistema de almacenamiento en la nube, solicite en esta pestaña la autorización a Microsoft OneDrive para su conexión. Consulte cómo configurarlo paso a paso.

Usuarios

La configuración Usuarios está activa solamente si es usted un usuario "Administrador", o con permiso a la zona de usuarios. En ella podrá dar de alta al resto de usuarios contratados pulsando en la pestaña (+) y configurar la información y accesos de todos los usuarios existentes. Para ello, seleccione primero el usuario que desea configurar y pulse Editar.

Datos Generales

Edite los datos generales del usuario seleccionado.

Permisos

Autorice o Revoque permisos de acceso para cada apartado de Work Guardian.

Acceso agendas

Indique a la agenda ¡que usuarios podrán acceder y modificar.

Acceso Profesionales

Indique las empresas o profesionales a los que el usuario seleccionado podrá acceder y gestionar la facturación.

Ficheros de Apoyo

En este apartado podrá establecer los listados y categorías que le ayudarán a clasificar y ordenar su facturación, sus expedientes, su agenda, sus actuaciones y Directorios.

Puede definir desde aquí estos listados o directamente cuando se encuentre editando un expediente, actuación, factura o una nueva cita en su agenda.

Expedientes

Configure las características y tipos de sus expedientes para poder clasificarlos y ordenarlos con más facilidad.

  • Categorías.
  • Partes.
  • Situaciones.
  • Tipos.
  • Asuntos.
  • Clasificación.

Facturación

Establezca los ajustes de formas de pago y los tipos de IVA o de IRPF que utilizará en su facturación.

Formas de pago

Edite o añada una nueva forma de pago indicando:

  • El nombre con el que se mostrará la forma de pago.
  • Los días del primer vencimiento.
  • El número de vencimientos.
  • Los días entre vencimientos.
  • Texto factura: Campo para indicar, por ejemplo, el número de cuenta de ingreso en la factura.

Agrupación impuestos

Edite o añada los Grupos de Impuestos a los que esté sujeto dependiendo de su situación y márquelo como:

  • Signo: Positivo o Negativo. Es decir, si se trata de un Impuesto Indirecto o Directo
  • En Uso: Sí o No. Si está obligado a aplicarlo en sus facturas o No.

Como configuración general estarán dados de alta "IRPF" (En uso Sí),"IGIC" "(En uso No) e "IVA" (En uso Sí) pero puede modificarlo antes de comenzar a facturar y adaptarlo, o dar de alta otros Impuestos a los que esté sujeto.

Impuestos

Edite o añada los tipos que se aplican a los Impuestos a los que esté sujeto y que tenga añadidos en "Agrupación de Impuestos" indicando:

  • Agrupación: El Impuesto al que se aplica
  • Nombre: Nombre con el que se mostrará el tipo del Impuesto en la factura.
  • Porcentaje.

Como configuración general estarán dados de alta los tipos aplicables del "IRPF","IGIC", e "IVA" pero puede modificarlo antes de comenzar a facturar o dar de alta los tipos de otros impuestos que le sean de aplicación en función de su situación.

Conceptos Facturables de Clientes

Podrá dar de alta los Conceptos (productos o servicios) que aparecerán en el detalle de la factura del cliente. Con las siguientes opciones:

  • Signo Positivo o Negativo. Marcar si se trata de un concepto a cobrar (Positivo), o si se trata de un concepto a descontar (Negativo), como una provisión que se ha cobrado por adelantado y que se resta del total a cobrar.
  • Seleccionar el Impuesto al que está sujeto el concepto, o no, dentro del listado de "Impuestos Aplicables" en uso y su Tipo (%).

Conceptos Facturables de Proveedores

Podrá dar de alta los Conceptos (productos o servicios) que aparecerán en el detalle de la factura del proveedor. Con la opción de:

  • Seleccionar el Impuesto al que está sujeto el concepto, o no, dentro del listado de "Impuestos Aplicables" en uso y su Tipo (%).

Moneda

Dependiendo de su país de facturación se indicará la moneda y el formato de numeración que desee que aparezca en sus facturas.

  • Moneda
  • Símbolo
  • Posiciones decimales
  • Formato de numeración

Agenda

Defina los tipos de agenda que desea para clasificar las citas, así como el color en el que se mostrarán.

Actuaciones

Defina sus tipos de actuaciones creando o editando categorías que le permitirán clasificarlas y ordenarlas más fácilmente.

Directorios 

Cree o edite nuevas categorías de Intervinientes (Ej.: Peritos, Registradores, etc.) que le permitirán clasificar y ordenar el Directorio "Otros" en función de las nuevas categorías creadas.