Portal de Acceso para Clientes

Para activar el Portal de Acceso para Clientes solo deberá seguir unos sencillos pasos.

Paso 1:
Activar el Portal Clientes (Apartado Ajustes)

Ajustes > Portal Clientes > Portal

  • Activar Portal de Cliente: Active la pestaña para crear su Portal.
  • URL: Escoja cual va a ser el Subdominio de su Web "Portal Clientes".
  • Nombre del Despacho: Indicar el Nombre del Despacho que queráis que aparezca en la Web.

Paso 2:
Configurar las Notificaciones (Apartado Ajustes)

Ajustes > Portal Clientes > Plantilla emails

Desde esta pestaña podrá configurar los email tipo que recibirán los clientes notificando el alta en el portal y las diferentes novedades que le quiera comunicar que le ha publicado. Seleccionará el formato y los campos quiere incluir en el email (Insertar marcadores).

  • Invitación Portal > Editar: Para configurar el email de Alta tipo que recibirá el cliente con sus credenciales (usuario y contraseña).
  • Notificación Expediente > Editar: Para configurar el email tipo que recibirá el cliente cuando publiquemos o modifiquemos un Expediente en su portal.
  • Notificación Factura > Editar: Para configurar el email tipo que recibirá el cliente cuando publiquemos o modifiquemos una Factura en su portal.
  • Notificación Factura Proforma > Editar: Para configurar el email tipo que recibirá el cliente cuando publiquemos o modifiquemos una factura proforma en su portal.
  • Notificación de provisión de fondos > Editar: Para configurar el email tipo que recibirá el cliente cuando publiquemos o modifiquemos una provisión de fondos en su acceso. 

Una vez active su Web "Portal Clientes" con las configuraciones que desee podrá comenzar a generar el acceso a los clientes.

Paso 3:
Activar el acceso al cliente (Apartado Directorio)

Directorio > Clientes > Editar (el cliente que quieres activar) > Portal

Situación antes de enviar credenciales:

  • Nombre: Nombre del cliente (Aparece por defecto tal y como lo hemos dado de alta en el directorio pero se puede modificar).
  • Usuario: Usuario con el que el cliente accederá (Aparece por defecto el email principal del cliente, recomendamos no modificarlo pero se puede cambiar).
  • Email: Email del cliente (Aparece por defecto el email principal del cliente, pero se puede modificar).
  • Enviar credenciales de Acceso: Pulsaremos en esta casilla una vez rellenos los datos anteriores y el cliente recibirá en su email una notificación de alta con sus credenciales de acceso.

Cuando el cliente acceda por primera vez debe modificar su clave de acceso. Si no la modifica el estado de su acceso al portal estará como "Pendiente". Una vez modifique su clave pasará a estar "Activado".

Estado Portal Clientes "Pendiente":

  • Nombre: Nombre del cliente que has seleccionado anteriormente.
  • Usuario: Usuario del cliente que has seleccionado anteriormente.
  • Email: El email del cliente que has seleccionado anteriormente.
  • Enviar credenciales de Acceso: Pulsaremos en esta casilla y el cliente recibirá de nuevo en su email una notificación de alta con sus credenciales de acceso.
  • Eliminar Credenciales de Acceso: Permite eliminar el acceso creado al cliente.
  • Simular Cliente: Simula la web a la que accede el cliente, pudiendo controlar como lo ve y a que accede el cliente desde su web. 

Estado Portal Clientes "Activado":

  • Nombre: Nombre del cliente que has seleccionado anteriormente.
  • Usuario: Usuario del cliente que has seleccionado anteriormente.
  • Email: El email del cliente que has seleccionado anteriormente.
  • Bloquear credenciales de Acceso: Permite bloquear el acceso creado al cliente.
  • Eliminar Credenciales de Acceso: Permite eliminar el acceso creado al cliente.
  • Simular Cliente: Simula la web a la que accede el cliente, pudiendo controlar como lo ve y a que accede el cliente desde su web.  

Paso 4:
Publicar Expedientes en el portal del cliente. (Apartado Expedientes)

Cuando publicas un expediente en el portal el sistema lo clasifica como “Público”. En la página principal de Expedientes podrás visualizar fácilmente cuales son públicos para clientes (Si) o no lo son (No). Para publicar un expediente en el portal debes seguir los siguientes pasos.

Expedientes > Editar (el expediente que deseas publicar) > Datos Generales

  • Publicar en el portal Cliente: Marcar la casilla situada en la parte inferior de la página.
  • Cliente Portal: Mediante el desplegable debes seleccionar qué cliente tendrá acceso al expediente en su portal. 

Una vez que guardes estos cambios el expediente se convierte en "público" y aparecerá el Mensaje de "Mensaje de Confirmación Notificación al Cliente": "Has publicado nuevos datos en el portal, deseas enviar una notificación por correo electrónico al cliente".

Y dos botones: Cancelar o Enviar.

  • Si pulsas "Enviar" le llegará al cliente un email indicando que tienen novedades publicadas en su portal, en el apartado de expedientes.
  • Si pulsas "Cancelar" no se enviará un email al cliente en ese momento, pero posteriormente podrás enviarlo pulsando en el botón "Notificar" situado en la parte superior derecha junto a "Guardar". 

El "Mensaje de Confirmación Notificación al Cliente", aparecerá siempre que hagas "Público" un dato del expediente o lo Modifiques.

Paso 5:
Publicar Información y Documentos en cada Expediente. (Apartado Expedientes)

Una vez que ha publicado los Datos Generales del expediente podrá seleccionar que datos y documentos de Intervinientes, Juzgados, Actuaciones, Documentos y Facturas desea hacer "Públicos" para su cliente. 

Expedientes > Editar > (Intervinientes, Juzgados, Actuaciones o Documentos) > Editar > Marcar "Publicar en el Portal Cliente"

Expedientes > Editar > Facturación > (Fra. Cliente o Fra. Proforma) > Editar > Marcar "Publicar en el Portal Cliente"

Para ello deberá editarlos y marcar la casilla "Publicar en el portal Cliente". Una vez que guardes se convierten en "públicos" y aparecerá el "Mensaje de Confirmación Notificación al Cliente" para mandar en ese momento al cliente un email indicando que tiene una novedad publicada en su portal. Si no desea enviarlo en ese momento podrá hacerlo posteriormente pulsando en el botón "Notificar" situado en la parte superior derecha junto a "Guardar" (Como en el Paso 4). Al mismo tiempo también lo visualizarás fácilmente en su listado como "Público" (Si).

A diferencia del resto de datos o documentos que publiquemos del expediente, los datos relativos a la facturación se publican en el portal de quien es "Cliente Factura" (a quien se factura), que aparece en los datos generales de cada expediente (Expediente > Datos Generales > Cliente Factura) y deberá tener activo el acceso al cliente (como comentamos en el Paso 3). 

Paso 6:
Publicar Facturas, Facturas Proforma y Provisiones. (Apartado Facturación)

Como hemos comentado en el apartado anterior a diferencia del resto de datos o documentos que publiquemos, los datos relativos a la facturación se publican en el portal de quien es “Cliente Factura” (a quien se factura).

  • Provisiones:
    Facturación > Provisión > Editar > Información > Marcar "Publicar en el Portal Cliente"
  • Facturas Proforma:
    Facturación > Factura Proforma > Editar >  Datos Generales > Marcar "Publicar en el Portal Cliente"
  • Facturas Clientes:
    Facturación > Factura Cliente > Editar >  Datos Generales > Marcar "Publicar en el Portal Cliente"

Para ello deberá editarlos y marcar la casilla "Publicar en el portal Cliente". Una vez que guardes se convierten en "públicos" y aparecerá el "Mensaje de Confirmación Notificación al Cliente" para mandar en ese momento al cliente un email indicando que tienen novedades publicadas en su portal. Si no desea enviarlo en ese momento podrá hacerlo posteriormente pulsando en el botón "Notificar" situado en la parte superior derecha junto a "Guardar" (Como en el Paso 4). Al mismo tiempo también lo visualizarás fácilmente en su listado como "Público" (Si).